Klubb kvalisering
Memorandum of Understanding

Avtale om gjensidig forståelse og ansvar (heretter omtalt som «MOU»)

Her kan du laste ned klubbkvalifiseringen som word-fil.

1. Klubbkvalifisering
2. Forpliktelser til TRF ansvarlig
3. Økonomistyringsplan
4. Bank konto krav
5. Rapportering på bruk av tildelte TRF midler
6. Dokumentarkiv
7. Rapportering om misbruk av TRF midler

1. Klubb kvalifisering

For å benytte District Grant og Global Grant må klubben erklære seg villig til å iverksette finansielle og forvaltningskrav som er beskrevet i denne MOU utarbeidet av The Rotary Foundation. Videre må klubben forplikte seg årlig til å sende minst et klubbmedlem til distriktets opplæringsseminar - Grant management seminar.  Distriktet kan også fastsette ytterligere krav for klubbkvalifisering og/eller pålegge sine klubber til å være kvalifisert for å søke District Grant. Ved å tilfredsstille disse krav blir klubben kvalifisert og kan dermed søke om Rotary Grants.

A. Ved å tilfredsstille kvalifiseringskravene blir klubben kvalifisert for ett Rotaryår.
B. For å opprettholde sin kvalifiseringsstatus, må klubben etterkomme denne
    MOU, andre tilleggskrav angitt av distriktet, og alle relevante TRF
    retningslinjer.
C. Klubben er ansvarlig for bruken av de tildelte TRF-midlene, uavhengig av
    hvem som bestyrer midlene.
D. Kvalifiseringen kan bli midlertidig oppheve eller trukket tilbake som følge av
    misbruk eller dårlig styring av tildelte midler. Dette omfatter - men begrenses
    ikke til:  svindel; forfalskning; medlemsjuks; grov uaktsomhet; brudd på
    HMS-regler i forhold til mottager; urettmessige bidrag;  bruk av midler til
    personlig fordel;  ikkeoppgitte interessekonflikter (habilitet);  monopolisering
    av tilskuddsmidler av enkeltpersoner;  rapportforfalskning; overprising; 
    mottak av bestikkelser; ulovligheter;  bruk av tildelte midler til andre formål
    enn det de er bevilget til.
E. Klubben må tillate og samarbeide med enhver revisjon, være seg regnskaps-,
    tilskudds- eller operativrevisjon.   

2. Arbeidsoppgaver / ansvar til klubbens styre

Klubbstyre har hovedansvaret for klubbkvalifisering og for den rettmessige gjennomføring av TRF tilskudd.

Styrets ansvar omfatter
A. Utnevne minst et klubbmedlem til å gjennomføre, forvalte, og opprettholde
    klubbens kvalifisering.
B. Forsikre at alle TRF tilskudd følger oppsatte regler og god forvaltningspraksis.
C. Sikre at alle personer som deltar i et TRF Grant utfører sine oppgaver på
    en måte som unngår enhver interessekonflikt. (habilitet) 

3. Økonomi- og regnskapsplan

Klubben må ha en skriftlig økonomi- og regnskapsplan som sikre konsekvent administrasjon av tildelte TRF midler.

Planen må omfatte retningslinjer for
A. Regnskapsførsel, herunder vanlig regnskapspraksis for håndtering av inn-
    og utbetalinger og oppbevaring av bilag
B. Utbetaling av tilskuddsmidler i hht retningslinjene for midlene
C. Sikre hensiktsmessig ansvarsfordeling i forbindelse med administrering,
    godkjenning og utbetaling av midlene
D. Opprette en inventarliste over utstyr innkjøpt for tilskuddsmidler og ajourføre
    lister over gjenstander som er kjøpt, produsert eller fordelt som følge av
    prosjektaktiviteter.
E. Sikre at alle prosjektets aktiviteter, inklusive veksling av valuta, er i samsvar
    med lokale lover og regler.

4. Krav til bankkonti

For at klubben skal kunne motta midler, må den opprette en egen konto som kun skal brukes til TRF-midler.
A. Kontoen
    a. Disponeres av minst to signaturberettigede klubb-medlemmer sammen
    b. Skal være en arbeids- /lavrentekonto
B. Ev. renteinntekter skal dokumenteres og brukes i samsvar med godkjente
    prosjektaktiviteter eller returneres til TRF.
C. Ethvert TRF-prosjekt skal ha sin egen bankkonto, og kontoen navn
    skal klart tilkjennegi bruken av TRF-midler.
D. Prosjektmidler skal ikke benyttes til finansielle investeringer.
E. Bankutskrifter må være tilgjengelige som dokumentasjon for inn- og
    utbetalinger av TRF-midler.
F. Klubben må ha en skriftlig plan for overføring av signaturfullmakter.

5. Rapport om bruk av TRF-midler

Klubben må tilfredsstille alle TRFs krav mht rapportering. Rapporten er et viktig redskap for å sikre god administrasjon og håndtering, da den gir TRF informasjon om fremdrift så vel som bruken av tildelte midler.

6. Dokumentoppbevaring

Klubben må etablere og opprettholde et tilfredsstillende arkivsystem for oppbevaring av viktig dokumentasjon i forbindelse med kvalifisering og TRFs tildelte midler. Oppbevaring av disse dokumentene støtter åpenheten (transparency) i TRFs tilskuddsordninger og bidrar til å lette revisjon eller finansiell kontroll.

A. Dokumenter som må oppbevares, må minst omfatte:
    a. Bankopplysninger samt tidligere kontoutdrag
    b. Dokumentene for klubb-kvalifiseringen samt kopi av den av klubben
        undertegnede MOU.
    c. Skriftlige planer og retningslinjer, herunder
        i. Retningslinjer for økonomistyring
        ii. Retningslinjer for dokumentoppbevaring og -arkiv
        iii. Sikring av overføring av signaturfullmakter samt oppbevaring av
            tilhørende dokumenter
    d. Dokumentasjon relatert til TRF-midler, inkludert kvitteringer og fakturaer for
        alle transaksjoner.
B. Klubb arkivene må være tilgjengelige for innsyn for klubbmedlemmer så vel
    som representanter for distriktet.
C. Alle dokumenter skal oppbevares i minst 5 år eller så lenge som lokal
    lovgivning forlanger. 

7. Rapporterng om misbruk av TRF tilskuddsmidler

Klubben forplikter seg til å rapporter til Distriktet en hvilken som helst potensiell eller reell misbruk av tildelte TRF-midler. Slik rapportering fremmer et null-toleranse klima i klubben for misbruk av tildelte TRF-midler.

Signering og gjensidig avtale
Denne MOU er en avtale mellom Klubben og Distriktet og tilkjennegir at klubben vil gjennomføre tiltak for å sikre riktig implementering av aktiviteter og riktig forvaltning av TRFs tilskuddsmidler. Ved å signere dette dokument, samtykker klubben til å følge alle vilkår og krav bekrevet i denne MOU.

På vegne av ________________ Rotaryklubb samtykker undertegnede å etterfølge alle forutsetninger og krav til denne MOU for Rotaryåret _________ og vil varsle Rotary International Distrikt ____ om enhver endring eller revisjon of klubbens retningslinjer og prosedyrer relatert til disse krav.

Oversatt av ARRFC Sverre Øverland